Übersicht

Communisis bietet Kundenkommunikationsdienste von mehreren Standorten aus an, darunter die drei größten britischen Standorte des Unternehmens in Liverpool, Copley und Leeds. Mit einer Mischung aus Postbeilagenplattformen im gesamten Betrieb sah Communisis die Möglichkeit, durch eine umfassende Analyse der bestehenden Technologien und Prozesse eine höhere betriebliche Leistung und Einsparungen zu erzielen. Communisis arbeitete mit dem BlueCrest Solutions Engineering Team zusammen, mit dem Ziel, die Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern. BlueCrest arbeitete auch mit dem Communisis Team zusammen, um eine zukunftsweisende Technologie-Roadmap zu entwickeln.

Infolgedessen hat sich die Produktivität an den Produktionsstandorten des Unternehmens drastisch verbessert, wie ein neuer Kunde zeigt, der von Communisis unter Vertrag genommen wurde und das Gesamtvolumen an Postsendungen um 25 Prozent steigerte. Aufgrund der Effizienzsteigerungen, die durch die Zusammenarbeit mit BlueCrest erzielt wurden, konnte Communisis die gestiegene Arbeitsbelastung innerhalb des bestehenden Standorts und des Personalbedarfs bewältigen. Beide Unternehmen sehen ihre Partnerschaft als enorm vorteilhaft und als Modell für andere Kunden-Lieferanten-Beziehungen.

Unternehmensziele

• Verbesserung der Effizienz in allen einschließenden Anlagen
• Minimierung der manuellen Arbeit und Erhöhung der Integrität bei kleineren Auflagen und komplexen Paketen
• Standardisierung von Geräten an verschiedenen Standorten, um Lastausgleich, Flexibilität und eine bessere Auslastung der Geräte zu ermöglichen
• Entwicklung einer fünfjährigen Technologie-Roadmap zur Zukunftssicherung des Betriebs

Vorteile

• Reduzierte Kosten zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
• Kapazitätssteigerung für potenzielle Neukunden
• Gewährleistung der Geschäftskontinuität im Katastrophenfall durch Arbeitsinteroperabilität zwischen den Standorten
• Reduzierung der Anzahl der einschließenden Anlagen um 3 % bei gleichem Arbeitsaufwand

Geschäftsherausforderung

Genauigkeit und Effizienz stehen bei Communisis an erster Stelle. „Die meisten unserer Kunden arbeiten in stark regulierten, konformitätsabhängigen Branchen wie Finanzdienstleistungen und Versorgungsunternehmen“, erklärt Tom Webb, Chief Operating Officer für den Unternehmensbereich Kundenerfahrung bei Communisis. „Der Großteil unserer Kommunikation erfolgt transaktional, wie z. B. durch Monatsabrechnungen. Einige sind einmalige Postsendungen, wie z. B. Versicherungspolicen oder Geldanlagedokumente. Es sind die Arten von Postsendungen, bei denen es absolut entscheidend ist, die richtigen Informationen mit absoluter Zuverlässigkeit an die richtigen Personen zu übermitteln.“

Vor der Zusammenarbeit mit dem BlueCrest Solutions Engineering Team betrieben die Standorte Copley und Liverpool insgesamt fast 50 umschließende Anlagen mit unterschiedlichen Geräten. Communisis hatte einige der Maschinen aus Uuml;bernahmen oder Auftragsvergaben erhalten – so war beispielsweise für einen großen öffentlichen Auftrag erforderlich, dass das Unternehmen die Beilagenmaschinen übernahm, mit denen die Behörde die Arbeiten zuvor im eigenen Haus durchgeführt hatte.

„In einigen Fällen arbeiteten wir mit einem sehr zellulären Ansatz, bei dem ein Satz von Beilagenmaschinen ausschließlich vom Kunden A und ein anderer Satz von Beilagenmaschinen nur für den Kunden B verwendet wurde“, erklärt Grahame Littlewood, Leiter des Einkaufs.

„Wir haben keine Optimierung durchgeführt. Es gab Zeiten, in denen eine Zelle Schwierigkeiten hatte, mit der Nachfrage Schritt zu halten, während eine andere Zelle Überkapazitäten hatte. Wir wussten, dass wir die Effizienz verbessern mussten.“

Lösung

BlueCrest war bereits für die Wartung und Unterstützung aller BlueCrest-Geräte in den Communisis-Produktionsstätten zuständig, als die Unternehmen vereinbarten, die Beziehung in Bezug auf Produktivität und Betriebseffizienz zu vertiefen. „Communisis ist ein gutes Unternehmen; wir haben Leute an den richtigen Stellen, um etwas zu bewegen“, sagt Littlewood. „Aber wir sind auch Menschen, die extrem viel zu tun haben. Es ist von Vorteil, wenn ein Lieferant im Wesentlichen unser Partner wird, um bei der Steigerung der Produktivität zu helfen.

„Das BlueCrest Solutions Team ist in unser Unternehmen gekommen, hat uns zugehört, unsere Produktions- und SLA-Anforderungen bewertet und dann in unserem Namen Effizienzinitiativen angestoßen“, erklärt Littlewood. „Sie bewerten regelmäßig die Produktionsumgebung, identifizieren und entwickeln Initiativen, überwachen diese Initiativen und lassen uns dann wissen, ob sie die nötige Aufmerksamkeit erhalten.“ Alle Initiativen zielen darauf ab, die Produktivität und Effizienz der Communisis-Produktionsstandorte zu verbessern, und sie waren sehr erfolgreich dabei.

Nutzung der Fachkompetenz von Mitarbeitern

Als Teil der strategischen Entwicklung initiierte das BlueCrest Team eine Reihe von Lean Six Sigma Workshops mit Communisis-Mitarbeitern, die die Beilagenmaschinen bedienen. In der ersten Sitzung lernten die Teilnehmer, Prozesse aus der Perspektive der kontinuierlichen Verbesserung zu betrachten. Sie kehrten für einen Monat zu ihrer regulären Arbeit zurück, machten Beobachtungen und Messungen und trafen sich dann zu einem weiteren Workshop, in dem sie gemeinsam Ursachenanalysen durchführten und Ideen zur Lösung der von ihnen festgestellten Probleme entwickelten. Einige der Ideen waren maschinenspezifisch, in diesem Fall konnten die BlueCrest-Ingenieure zur Verbesserung der Produktivität die Analgen optimieren. Viele Ideen bezogen sich jedoch auf Veränderungen in den betrieblichen Abläufen, die die Communisis-Mitarbeiter intern vorantreiben sollten.

„Die Workshops boten Schulungen zur strukturierten Problemlösung sowie Unterstützung bei der Datenanalyse“, erklärt Christina McMinn, Werksleiterin bei Communisis Liverpool. „Sie lieferten die Werkzeuge und Techniken, die unseren Mitarbeitern dabei helfen, viele der identifizierten Produktivitätssteigerungen selbst durchzuführen. Ich denke, dass das ist ein wirklich guter Ansatz.“

Als Beispiel für die Ergebnisse der Workshops nennt McMinn die Leistung eines Rival-Kuvertierers, ein Schwerpunkt einer der Workshops. Innerhalb von sechs Monaten nach dem Workshop konnte der Kuvertierer die Anzahl der bearbeiteten Aufträge nahezu verdoppeln. Ein weiteres Beispiel war die Entwicklung eines neuen Arbeitsablaufes, der die Effizienz der Kuvertieraktivitäten in Liverpool deutlich verbesserte.

Anlagen-Roadmap steigert die Effizienz

Gleichzeitig begann BlueCrest mit Communisis zusammenzuarbeiten, um eine Technologie-Roadmap zu entwickeln, die den Produktionsbedarf des Unternehmens für die nächsten fünf Jahre, basierend auf dem erwarteten Arbeitsprofil und dem Alter der Anlagen, projiziert.

„Unser Ziel ist es, an einen Punkt zu gelangen, an dem wir einen Auftrag von einem Standort zum anderen verlegen, zusammen mit dem Bediener, und der Bediener arbeitet dann an der gleichen Anlage, mit dem gleichen Akkordzettel und der gleichen Dokumentation, mit den gleichen Dateien im gleichen Format“, sagt Littlewood. „Für viele unserer Aufgaben wollen wir, dass das Arbeitsumfeld im Wesentlichen zwischen Liverpool, Copley und Leeds austauschbar ist, so dass ein Arbeiten über die Standorte hinweg einfach durchführbar ist.“

Communisis behandelt alle Kunden gleich, unabhängig von der Gewichtung ihrer Arbeit: Durch den Technologie-Roadmap-Prozess von BlueCrest entdeckte Communisis einen kostengünstigeren Ansatz für kleinere Aufträge, die bisher manuell abgewickelt wurden: Das Unternehmen installierte ein Paar BlueCrest Pulse™ Kuvertierlösungen. „Die Automatisierung unserer kleineren Auflagen und komplexen Sätze hat sowohl unsere Dienstleistungskosten gesenkt, indem unsere Arbeitskosten gesunken sind, als auch die Integrität dieser Auflagen verbessert, indem menschliches Versagen minimiert wurde“, sagt Littlewood.

Communisis installierte auch vier Epic™ Kuvertierlösungen, zwei in Copley, eine in Leeds und eine in Liverpool sowie eine Rival™ in Leeds. „Der Blick auf unsere zukünftigen Bedürfnisse im Rahmen der Anlagen-Roadmap führte uns zu den Epic-Systemen“, sagt Littlewood. „Mit ihrer Flexibilität in Bezug auf Formate und Größen und ihren sehr schnellen Umrüstungen haben wir ein Geschäftsszenario für eine Epic-Lösung erstellt, die zwei oder drei ältere Kuvertierer ersetzt. Es zahlt sich im Endeffekt aus, denn die erhöhte Effizienz reduziert unsere Kosten für den Service.“

Nach einem erfolgreichen Versuch wurden weitere errechnete Produktivitätssteigerungen erzielt. Communisis hat an allen Standorten die BlueCrest DirectView™-Schnittstelle installiert, die dem Anlagenbediener einfach zu bedienende Leistungsinformationen in Echtzeit liefert. „Wir haben DirectView auf allen Systemen in Liverpool eingeführt, und wir sehen bereits die Vorteile“, sagt McMinn. „Echtzeitinformationen helfen uns dabei, Probleme schnell zu erkennen und zu beheben. Wenn zum Beispiel eine neue Beilage Produktivitätsprobleme verursacht, wissen wir das sofort.“

Strategische Partnerschaft für anhaltenden Erfolg gerüstet

Der wichtigste Nutzen für Communisis könnte die Beziehung sein, die das Unternehmen mit BlueCrest aufgebaut hat. „Ich habe wirklich das Gefühl, dass das BlueCrest-Team unsere Anforderungen versteht. Und wenn wir Hilfe brauchen, tut es alles, um sicherzustellen, dass wir das bekommen, was wir brauchen,“ erläutert McMinn. „Ich spüre nie einen Verkaufsdruck, und es gibt keine Anschuldigungen, wenn etwas schief geht. Wir arbeiten nur gemeinsam an Lösungen. Wir halten diese Beziehung als Ziel für unsere anderen Lieferanten als erstrebenswert.“

Webb stimmt zu und fügt hinzu: „Wir wollen ein Ökosystem aus vertrauenswürdigen Partnern aufbauen, und in diesem Ökosystem ist BlueCrest unser zuverlässigster Partner.“